1Pro vytvoření hromadné korespondence budete potřebovat tzv.
hlavní dokument, který vytvoříte ve
Wordu. Bude jím dopis či pozvánka, kde u horního okraje vynecháte prázdné místo pro vložení adres příjemců. Ty budou uloženy v jiném dokumentu, v tzv.
zdroji dat.
2Nejprve vytvořte samostatný soubor s adresami příjemců. Ve
Wordu otevřete nový dokument stiskem kláves
Ctrl + N a příkazem
Tabulka z nabídky
Tabulka a
Vložit do něj vložte tabulku, která bude mít 7 řádků a 6 sloupců.
3Sloupce tabulky pojmenujte: Oslovení, Příjmení, Jméno, Ulice, Město, PSČ. Vložte do tabulky příslušné údaje o adresátech. Soubor uložte pod názvem
jmena.doc na pevný disk vašeho počítače stiskem kláves
Ctrl + S nebo příkazem
Uložit jako z nabídky
Soubor.
4Vytvořte ve
Wordu nový soubor s pozvánkou na konferenci. Můžete se nechat inspirovat textem na obrázku. Soubor uložte na pevný disk vašeho počítače pod názvem
pozvanka.doc.
5Při vytváření pozvánky či dopisu můžete použít existující šablonu. Po zvolení příkazu
Nový z nabídky
Soubor stiskněte v pravé části
Nový dokument příkaz
V mém počítači. V okně
Šablony označte jednu z ikon a stiskněte tlačítko
OK.
6Nyní již máte vytvořený hlavní dokument (pozvánku na konferenci) i zdroj dat (tabulku s adresami příjemců). Zbývá jen do každé pozvánky vložit adresu jednoho příjemce. Z nabídky
Nástroje,
Dopisy a korespondence zvolte příkaz
Hromadná korespondence.
7Vpravo na pracovní ploše
Wordu se objeví podokno úloh
Hromadná korespondence. Ukazatel nastavte k levému hornímu okraji dokumentu, kam vložíte adresu příjemce. V prvním kroku
Průvodce Vybrat typ dokumentu ponechte nastavenou volbu
Dopisy a stiskněte tlačítko
Další: Počáteční dokument.
8V druhém kroku
Průvodce Vybrat počáteční dokument ponechte volbu
Použít aktuální dokument a stiskněte tlačítko
Další: Vybrat příjemce. Ve třetím kroku
Průvodce Vybrat příjemce ponechte volbu
Použít existující seznam. Klepněte na tlačítko
Procházet, vyhledejte, označte a otevřete soubor
jmena.doc, který obsahuje adresy příjemců pozvánky. V okně
Příjemci hromadné korespondence klepněte na tlačítko
OK a v
Průvodci na tlačítko
Další: Vytvořit dopis.
9V dalším kroku
Vytvořit dopis klepněte na volbu
Další položky. Objeví se okno, které představuje nadpisy jednotlivých sloupců ze zdroje dat. Postupným výběrem tyto položky vložte do dokumentu stiskem tlačítka
Vložit, poté okno zavřete tlačítkem
Zavřít. Pomocí kláves
mezerník a
Enter upravte pozice polí v dokumentu a stiskněte v
Průvodci tlačítko
Další: Zobrazit náhled dopisů.
10Na obrazovce se místo polí s obecnými popisy objeví údaje prvního příjemce pozvánky z tabulky souboru
jmena.doc. Stiskněte tlačítko
Další: Dokončit hromadnou korespondenci. V sekci
Sloučit klepněte na
Tisk a vytiskněte pozvánky pro všechny vybrané příjemce ze souboru
jmena.doc (pro každého příjemce se vytiskne jeden dopis s jeho konkrétní adresou).
TIP:
Pokud chcete sloučený dokument hlavního dokumentu a zdroje dat uložit jako samostatný soubor, stiskněte v průvodci klávesy ALT + SHIFT + N.
TIP:
SLOVNÍČEK: Hlavní dokument – dokument, který vytvoříte ve Wordu (např. dopis, pozvánka, obálka, štítek) a který chcete adresovat několika osobám. Údaje o těchto osobách jsou uloženy v samostatném souboru; Zdroj dat – soubor, ve kterém jsou uloženy informace o adresátech, o těch, kterým má být poslán tzv. hlavní dokument hromadné korespondence (např. dopis, pozvánka). Zdrojem dat může být tabulka ve Wordu, Excelu i Accessu, textový soubor či kontakty z Outlooku.
TIP:
KLÁVESOVÉ ZKRATKY: Ctrl + N – vytvoření nového dokumentu; Ctrl + S – uložení aktuálního souboru (v případě nového dokumentu se zobrazí dialogové okno Uložit jako).
TIP:
Před použitím následujících příkazů musíte spustit Průvodce Hromadná korespondence: ALT + SHIFT + E – upravení datového soubor hromadné korespondence; ALT + SHIFT + M – tisk sloučeného dokumentu hromadné korespondence; ALT + SHIFT + N – sloučení hromadné korespondence do nového dokumentu.