Jak poslat e-mail správně a neztrapnit se

O mailech by se dali psát knihy, v tomto článku se ale nedoví nikdo nic a působí na mě odfláknutě.
Co třeba příklady špatných vs. správných emailů? Podle mě úplně základní věc co by tu měla být. A k čemu mi je souhrn toho, o čem se ještě diskutuje kromě 5 uvedených bodů? Jako kdybyste vypsal z hlavy to, co víte, a to, co nevíte, už jen shrnul v bodech...

V mnoha firmach bych to dal povine precist misto pauzy na gabel, a bod 2) by museli umet na zpamet!

jednu radu ti dám rovnou, zopakuj si shodu podmětu s přísudkem (pokud jsi teda nematuroval na Slovenku, v tom případě se omlouvám).

To by se daly...

Efektivní komunikace e-mailem

-

http://jaknatoo.blogspot.com/2009/10/efektivni-komunik... ...

Nejdůležitější podle mě je vyvarovat se buranství typu psaní bez diakritiky a pravopisných chyb (každý emailový klient a většina webových klientů už dnes umí kontrolovat pravopis), dále je nutné chovat se slušně, pozdravit, podepsat se. Hodně to ukazuje na důvěryhodnost v případě firem a vychovanost + inteligenci/vzdělání v případě soukromých osob. Není nic horšího, než když někdo pošle oficiální email bez diakritiky a s pravopisnými chybami.
Jinak já posílám emaily zásadně v HTML, převést je do prostého textu v případě potřeby dokáže každý klient/web mail.

Nic ve zlém , ale rozlišoval bych pokud píši v rámci ČR a nebo svojí poštou zahrnuji i ostatní země... byť dotyčný umí česky ale žije jinde a používá PC jazyka dané země.

Jinak (už není reakce na vás) bych byl opatrnej v odesílání archívů formátu ZIP, RAR atd. je mnoho BUFU pro které je tohle nestravitelné a nehnou s tím ...

Nechápu, proč bych v daném případě nepoužil diakritiku.
česká klávesnice se dá nastavit kdekoli a zobrazit něco správně je otázka použitého kódování.
A to je v dobách UTF-8 myslím bezpředmětné.

Lide pracujici v zahranici na firemnim PC diakritiku nemaji a tak pisi bez - co je na tom k nepochopeni ?
Navic pokud nejste na svem PC administrator (typicky zamestnanecky vztah) tak nejen ze klavesnice nema CZ znaky, ale ani CZ klavesnice nejde zvolit.
Naopak cini potize cist emaily s diakritikou.
Nejsme tak vlivny a obrovsky stat aby jsme to mohli nazyvat buranstvim - chce to trosku nadhled.
Svet nekonci za ceduli oznacujici mestecko ve kterem bydlite.

Osobně považuji psaní bez diakritiky za buranství a hanobení jazyka. Zobrazení není problém vůbec, na anglických XP s anglickou a českou klávesnicí nemám problém se zobrazením třeba ruštiny. Psaní na PC v cizině bez možnosti přihodit českou klávesnici problém být může, ale vzhledem k množství v jakém se vyskytuje psaní bez diakritiky na českém webu prostě nevěřím, že tak píší pouze ti, kteří opravdu nemohou.

PC používám cca od roku 1986, internet pak od roku 1996 a diakritika prostě není problém už tak deset let.

nekdy napiste do Microsoftu, ze diakritika neni problem uz tak deset let.
napiste to tak, ze do predmetu pouzijte jednu kodovou stranku (treba iso 8859-2), do tela zpravy druhou (napr. Vasi oblibenou utf-8) a napiste to cesky. pak si nechte poslat screenshot z jejich Outlooku.
(tento priklad neni umele vykonstruovany, takhle odesilaji nasi obch. partneri z Notes)

Nedá. Zkuste chtít něco takového v zahraničí v inet kavárně ;)

Text bez diakritiky mi vubec nevadi. Kolikrat pracuji u stroje (at uz serveru, routeru, mobilu), ktery ceskou klavesnici ani fonty nema. Naopak mi prijde bezohledne, kdyz mi prijde necitelny mail kvuli diakritice a nasledne se ukaze, ze odesilajici vubec netusi, jake kodovani pouziva.

Router s klávesnicí? Smím znát typ?

Jako router muze fungovat jakekoli PC. Jeste pred nekolika lety to bylo naprosto bezne a verim, ze rada jich vesele pracuje dodnes. Takze sorry, ale zde se neni cemu divit

To by mě zajímalo, které zařízení v dnešní době neumí zobrazit mail v UTF8....
Jediné zařízení, se kterým jsem se v posledních letech setkal a které neumí zobrazit diakritiku je autorádio, které v ID tagu nezobrazuje č a ř.

Začínal jsem psát emaily bez diakritiky (1998) a časem jsem několikrát zkoušel přejít na plnou češtinu. Vždy se ale objevil po nějakém čase problém a text bez diakritiky je čitelný stále.
Byl jsem členem jedné diskuse (probíhala formou hromadného rozesílání emailů i odpovědí všem členům) a po přechodu na novější systém MS Exchange šla diakritika zajímavým způsobem do háje. Od některých členů diskuse email, který měl diakritiku v předmětu, přišel s čínštinou a dalšími divnostmi místo českých znaků. Totálně nerozlištitelný. Stačilo dát predmet bez cestiny a tělo emailu bylo v pořádku.

presne o tom pisu o kousek vys. na severu Ameriky holt problemy nekolika zoufalcu uprostred Evropy (blizky vychod ) nikdo resit nebude. proc by taky mel.

Pokud odpovídáte na obdrženou zprávu, nevytvářejte novou zprávu, ale klikněte na "Odpovědět". Tím zachováte původní text a celou historii korespondence. Svoji odpověď vždy pište nad obdržený text. Tam jej také každý hledá. Dostávám maily, kde tomu tak není. Pokud posíláte v mailu přílohu, napište do textu jakou a třebas její název. Pokud tak neučiníte, takovéto zprávy se zásadně mažou. (Viry,Trojské koně, a jiná havěť). Toto jsou základní pravidla v elektronické korespondenci.

TEn hnusný nový zvyk psát odpověď nad text místo správného pod přinesl Microsoft a jeho příšerný Otulook Express. Od té doby se nikdo nezdržuje promázáváním textu a přeposíláný text bobtná a bobtná.

Kdo vám brání promazávat? A v cizích mailech vám to může být jedno?

Ten zlozvyk je naprosto v poradku. Nedovedu si predstavit, ze kdyz vim o cem jsem s danym clovekem hovoril, ze budu rolovat na konec emailu. Neco jineho je to v diskuznich forech, kde zacinas cist od zacatku. Osobne si myslim, ze by to mohla byt volba uzivatele jak to chce radit.

To není žádný zlozvyk, to je logická věc...

Pokud mail kolotá po velké firmě a dostane se ke mě přes pět lidí je dobré mít možnost vidět celou historii komunikace. Ale zase mít to čerstvé a tedy důležitější navrchu je praktické. Jak si doma schováváte noviny? Dáváte ty nejčerstvější taky vždycky dospod? A nepromazávání opravdu nepotřených citací je čuňárna tak jako tak.

"psát e-maily s diakritikou, nebo bez ní?"
Pokud je píšete Pepovi od naproti, tak je to jedno. Pokud píšete oficiální e-mail, tak zásadně s diakritikou.

"používat HTML formátování, nebo plaintext?"
osobně používám "plain text" příjde mi zbytečné formátovat prostý text do formátu html. Občas dojdou texty v html a pak při zobrazení jako plain text to vypadá hodně zajímavě.

"vkládat grafiku přímo do e-mailů, nebo v podobě příloh?"
zásadně do příloh. Není nic horšího, když vám dojde html mail s obrázky. V takovém případě, kdy je obrázky nutno zahrnout do textu bych uvítal spíše externí PDF

další?
Neformátujte plain text pomocí mezer a tabelátorů.
To že tam někdo udělá před jménem 10 mezer aby bylo vpravo, ještě neznamená že to tak dotyčný uvidí

Neposílejte nestandardní typy příloh
typickým příkladem jsou soubory s příponou DOC, PPT. Uvědomte si, že né každý musí mít Word nebo tutéž verzi Wordu.
To, že vy máte Word 2010 ještě neznamená, že ten na druhé straně ho má taky. Osoba na druhé straně může mít třeba word 2000 protože jí stačí nebo nemusí mít word vůbec a používat některý z mnoha jiných programů pro psaní textu apod. Tím si přímo říkáte o to, že dotyčný soubor buď nemusí vůbec otevřít, nebo jej otevře s rozházeným formátováním.
Pro oficiální korespondenci, kde musíte přiložit textový dokument použijte PDF.

Nerad bych se Vás dotkl, ale co se týče "nestandardní" přílohy musím nesouhlasit.
DOC/XLS/PPT jsou sice uzavřené formáty od Microsoftu, ale díky svému rozšíření a (téměř nulovému) množství konkurence je lidi dokážou otevřít po celém světě. Smiřte se s tím. Sice to není papírový standard, ale standard si z toho udělali lidé sami. Samozřejmě uznám, že PDF je určitě vhodnější na posílání dokumentů, ale když v něm chce dotyčný něco upravit a poslat zpět? tak má smůlu. Nehledě na to, že spousta lidí je šťastná za to, že dokážou ten mail poslat. Převod do PDF by byl mnohdy další překážkou. Mnohdy se setkávám se zasíláním cenové nabídky skladu ve formátu XLS do kterého odběratel vyznačí kolik kusů chce objednat a pošle jej zpět. Při převodu tabulky do PDF a vytváření "editovatelných" políček by určitě bylo potřeba víc znalostí, než u pouhého vytvoření XLS

Samozřejmě, že pokud se z daným člověkem domluvíte a víte co můžete použít, tak není problém použít přímo formát excelu. Tyhle pravidla jsou spíše obecná. Např. pokud zašlete životopis v docx, tak to může působit dost blbě.

je to na domluvě, pokud s někým komunikuji delší dobu, nebo mě požádá o zaslání něčeho v excelu nevidím problém. také si posílám emailem soubory v autocadu a solidworksu, ale posílám si to s lidma, kteří ty programy mají a pracují s nimi a jsem s nimi na tom domluven.

Pokud ale posílám objednávku, fakturu, životopis, článek a co já vím co ještě, tak vždy volím pdf abych měl jistotu, že dotyčný to nejen otevře, ale že to bude vypadat tak jak to vypadat má.

Formáty MS Office jsou natolik rozšířené, že se staly de facto standardem. A XML formáty v Office 2010 jsou i de iure standardy. Ten kdo má Office 2000 může zadarmo získat konvertor nebo prohlížeč pro formáty novějších verzí.

Dávat jako příklad oslovení (obrázek) "Dobrý den," je opravdu hloupost. Je to přesně ten typ oslovení, který by se měl používat s citem, protože email by měl být správně psán jako dopis a i v něm je toto oslovení ve většině případů nevhodné.

Jasně, mnohem vhodnější je začínat mail i dopis slovy: Ty kokote,

Kokot jste patrne vy, protoze "Dobry den", opravdu formalni osloveni neni. Je to rozhodne lepsi nez "Ahoj" apod., ale v ryze formalni komunikaci by se take nemelo objevit.

Přesně tak. Ve škole nám neustále opakují, jak máme psát maily pracovníkům školy (především těm různým docentům a profesorům kteří si na to potrpí) a vždy nám vtloukají že "Dobrý den" != oslovení. "Dobrý den" = pozdrav. Oslovení může být třeba "Vážený pane docente". Oslovením máme dát najevo že víme s kým komunikujeme.

Ideální míra informací prezentována příjemnou formou. Velmi pěkný článek! Super!

Pokud mi přijde mail bez diakritiky, pošlu odesílateli prosbu, aby psal česky (je-li Čech). Pokud i nadále po vzoru zejména Linuxáků píše bez háčků a čárek, označím jej za spam. Na tohle jsem fakt alergický, jestliže někomu nestojím ani za to, aby si kvůli mně zapnul CS klávesnici, popř. psal i pomocí písmen ze 4. řádky klávesnice.

Dovolim si Ti trocha oponovat. Ludia, co robia s pocitacmi dlhe roky ani nerozmyslaju o tom ze by pouzivali diakritiku, z jednoducheho dovodu. V priebehu rokov sa menili kodovania a este aj teraz je rozdiel z akeho stroja s akym operacnym systemom pises. Nie vsetci maju Windows a v niektorych klientoch mas namiesto diakritiky kliky-haky. V kazdom pripade, nikdy by som cloveka neposudzoval podla toho ci pouziva alebo nepouziva diakritiku.
Želám Ti pekný deň

V 99,9999999% si píši s běžnými lidmi majícími česká Windows XP - Windows 7, používají Outlook Express a absencí diakritiky pouze ze sebe dělají cool frajery. A pokud vím, dnes už i Linuxové prostředí snad umí diakritiku, protože nedávno se jim prý podařilo kdesi v laboratoři připojiti USB Flash Disk a dokonce vypálit DVD. Resp. mělo by umět diakritiku. Komunita baží po překonání procenta na desktopech a chce se dostat do státní správy. Čili něco by pro to měla udělat také.

Možno som výnimka, ale aj keď v textoch štandardne používam diakritiku, v e-mailoch mi to príde trocha divné. V časoch počítačového praveku do nás hustili aby sme v žiadnom prípade v e-mailoch nepoužívali diakritiku - človek s odlišným kódovaním to nevie prečítať. Ak Ti niečo vraví kódovanie bratov Kamenických, KOI-8, WIN1250 atď., najbezpečnejšie bolo poslať email bez diakritiky a mal si istotu že to protistrana prečíta. Dnes je situácia iná a možno naozaj komunikuješ prevažne s Windows užívateľmi. Len som chcel povedať že nie vždy to bolo samozrejmé a neodsudzoval by som ľudí čo diakritiku nepoužívajú

Jak milé od vás, že jste se s námi podělil o svoje osobní pravidla pro psaní e-mailů. Vaši přátelé to jistě ocení, soudě podle jejich technického zázemí a vašeho osvíceného vedení jde o vybranou společnost.

Argumenty o 99,999999999999999999999999999% zastoupení Windows ukazují, jak důležité je neustále překonávat český podhled (opak nadhledu) i v kyberprostoru.

Pravděpodobně dotyčného ještě neznáte! Shluk hlásek "Linux" ho nesmírně dráždí, ač o samotném systému vůbec nic netuší. Tedy mimo toho, že to "komunistické", atd...
Linuxové distribuce zvládly přechod na UTF-8 dříve než Redmond vůbec o existenci zmíněného kódování vůbec tušil.

V dnešní době je tato argumentace líný pokus těch co zásadně píšou bez diakritiky. U starší generace bych to ještě pochopil. U nich je to prostě zvyk z minulých dob a těžko se naučí psát česky. Ale u dnešní mládeže je to pouze cool frajeřina.
Za svá studentská léta jsem také psal bez diakritiky, ale jak jsem stárl, tak jsem i zmoudřel a začal psát zásadně s diakritikou. Jsem programátor a popravdě mi dnes už dělá docela problém psát bez diakritiky. Takže se raději snažím psát komentáře anglicky ;) Asi by se dalo říct, že jsem jakási anomálie. Programátor a píše háčky a čárky? ;)

A pokud jde o podporu kódování, tak dnes snad každá aplikace i systém umí pracovat s kódováním. Takže by daný text měl správně zobrazit. Pokud se taková aplikace objeví, pak jde buď o zastaralý kousek nebo aplikaci, která špatně detekovala soubor/email nebo o zmetek, který nemá šanci se zde prosadit. V případě emailových klientů by měly všechny používanější aplikace zvládat češtinu, ať už je v jakémkoli kódování.

"...U starší generace bych to ještě pochopil. U nich je to prostě zvyk z minulých dob a těžko se naučí psát česky..." Obávám se, že psaní s diakritikou ani tak nesouvisí, zda píší "česky"! Tj. dle pravopisných, typografických a slohových pravidel!
Psaní bez diakritiky není žádná novinka, viz telegraf! Ovšem dříve aspoň lidé česky uměli...

Tak lidi od počítačů by měli být schopní si to nastavit korektně i jinde, než v poslední verzi Windows. A stroje a systémy, které to technicky neumožňují, patří do muzea nebo do šrotu.

Pral bych ti louskat text puvodne psany s nabodenicky, ktery prosel nekolika ruznymi klienty a tyto je ruzne "poupravily". Nekteri emailovy klienti totiz tyto znaky zmrsi tak pekne, ze je zprava defacto necitelna. I kdyz, za nejhorsi prohresky povazuju posilani "printscreenu" jako obrazek vlozeny do Wordu, prazdny emailu (telo) s prilohou z wordu, kde jsou jeden dva radky a podobne "radosti" ...

Dávat printscreen do Wordu je náhodou dobrý nápad, zvládne to každý a Word obrázek převede na PNG, čímž ušetří spoustu místa, do jedné přílohy se těch obrázků vejde několik. Naopak plácat to přímo do RTF/HTML mailu je na odstřel, aspoň v Outlooku 2003, to pak má jeden screenshot několik MByte.

a 4 radce klavesnice mam cislice a pak znaky jako vykricnik, zavina, mrizku ... tak^e ti m*m ps*t n@jak takto? Nebo rad3i 4te3 takov7 text? To chce klid ... prece psani bez diakritiky a cteni takoveho textu jeste nikoho nezabilo ani nikomu neublizilo.

No, to holt máš smůlu. Já taky u Vietnamců viděl takovou klávesnici jako popisuješ, ale koupil jsem ji raději v kamenném a českém obchodě. Pak mám jistotu, že v 4. řádku mám na těch tvých klávesách taky ěščřžýáíé. Nesmíš tak šetřit. A jinak - čtení bez diakritiky může někoho přivést do kriminálu; nedávnpo sledovala PČR nějakého člověka a našli mu v mailu větu: "....Byla tam babicka sekana. Uz se kazila, tak jsem ji zahrabal za plotem...". Okamžitě manévry, vazba, psi, hledali hrob. Pak ho pustili, asi za měsíc. Nebyla to sekaná babička, ale Babická sekaná, proslulá to pochoutka z Babic. Proto píšu s diakritikou jak mourovatej.

Mas pravdu, priste nebudu setrit a misto Lenova si koupim treba Mac Ale musim se omluvit, sprote jsem lhal. Na 4 radku mam ASDFG....

Mám pochopitelně na mysli 4. písmenný řádek, nikoli pomocné klávesy Alt apod.

Zkoušel jste někdy psát mail na mobilu? Nebo v zahraničí? Na Linuxovém terminálu?

Ale to už jsme zase u toho. U mailu z mobilu, to je to 0,00000001 % to skousnu (sice se budu ptát, proč mi dotyčný neposlal raději SMS, ale to je vedlejší). A z Linuxového terminálu mi opravdu, ale opravdu, nikdo nepíše a jsem tomu rád. Necítím potřebu se kamarádit s lidmi, kteří si na větu "Zdarec, tak večer U Bucků" pořizují Linuxový terminál a nejsou schopni těch 10 minut počkat, až zase budou placatit zadek u desktopu s Windows. A mezi "komunitou" z Rootu a Abclinuxu (dokonce ani z Linuxexpresu) nemám známé žádné, takže odtud mi taky nikdo nepíše.

SMS je za peníze a krátká. A napsat e-mail z dnešních chytrých telefonů není zase takový problém, ale s tou češtinou občas bývá (nepočeštěný OS apod.).

milane, ty si ale trtko

V dopisech (a stejně tak v mailech) alespoň těch oficiálních zásadně oslovujeme.

Na začátek mailu napsat "Dobrý den" tak zbytek už se bojím číst ....

Pokud mail nepíšeme někam, kde nevíme kdo ho bude číst, či více lidem tak použijeme "Vážení"

A k podpisu. Pokud píšeme mail obchodní tak v něm musí být uvedeny věci dle §13a obchodního zákoníku ...

Tj. název firmy (či jméno a příjmení podnikatele), adresa, IČ a údaj o zápisu do obchodního rejstříku nebo jiného rejstříku ....

Já jenom, že by si autor mohl zjistit alespoň základní pravidla ... jak právní tak jazyka českého.

Nejlepší je, když dostane člověk poštu, kterou chce přeposlat někomu dál a původní odesílatel ji odeslal na padesát adres a nedá si je do listu.. Mazání padesáti příjemců je velmi příjemné, stejně tak kopírování zprávy do nové a pak odeslat

Hm, pokud mas ze slusneho pozdravu strach, tak je asi neco spatne ... ale chybu bych rozhodne nehledal na strane odesilatele

A myslím, že slovíčkem "fůctě..." na konci mailu se také nic nezkazí.

blbe

Já bych ji nedoporučil vyjímečně, ale povinně v případě, že někdo přeposílá rádobyvtipný (nebo řetězový) mail více lidem. Vždycky mně radost, když se moje e-mailová adresa dostane k desítkám úplně cizích lidí.

Dostanu mail, kde je u předmětu 10 x FW a na konci předmět. Ve zprávě asi 80 adres. Při přeposlání vše smažu, ale odesílatele bych kopnul do holeně.

Cha chá ZIP... 7z je min 4x lepší .

To sice jo, ale když ona podpora toho ZIPu je v základu ve Windows od verze XP.

1) nepřeposílejte hromadné maily stylem "přesypu celý adresář do 'Komu:'"
2) když už hromadný mail posílám, všichni příjemci patří do pole "Skrytá".
3) když už hromadný mail posílám, všichni příjemci patří do pole "Skrytá".
(2. a 3. jsou vlastně jen jedno pravidlo, ale natolik zásadní, že jsem považoval za nutné uvést ho dvakrát)

"když už hromadný mail posílám", nejprve si vrazím pár facek!

Nevím proč radíte komprimovat do formátu ZIP, když nejvýhodnější je RAR, má o hodně lepší kompresní poměr. Popřípadě 7zip

mozna proto, ze *.zip otevrou win bez problemu, ale *.rar je potreba winrar, nebo jina sranda, ktera v pc byt nemusi - tim vznikne problem.

Osobně píši e-maily s diakritikou. Bez diakritiky píši akorát tak na jabberu s přáteli, protože to je rychlejší psaní. Problém je ovšem u mobilních telefonů. Ač majitel krále mezi komunikátory BlackBerry, tak píši e-maily z telefonu bez diakritiky, protože jejich psaní je na tomto telefonu nepohodlná a velmi brzdí psaní. Alespoň mám dole v podpisu, že tento e-mail je odeslán z BlackBerry, aby případně protistrana pochopila, že píši z telefonu.

Dalším nešvarem v e-mailové komunikaci je již zmíněné odepisování novým e-mailem nebo při přeposílání (téměř 100% to platí u "vtipných" e-mailů) e-mailů ponechání předchozích příjemců, což má za následek živelné šíření Vaší e-mailové adresy dále a časem nárůst spamu, pokud se takový e-mail dostane ke spammerovi.

V neposlední řadě je třeba ještě vypíchnout gramatické chyby a posílání neúměrně objemných příloh (typicky zaslání fotek na ukázku v původním rozlišení z kompaktu), k čemuž by měly sloužit všemožné internetové úschovny, které jsou často zdarma.

fotky nejsou problem. ted leti posilani videa ("vsak on ma Pepa na seznamu asi 730 MB schranku!")

Dobry den neni pozdrav a nehodi se jak do e-mailu tak do dopisu.
Rozhodne jen Vazeny/Vazena popripade mezi kolegy Dear Adam, ...

Efektivní komunikace e-mailem
-
www.jaknatoo.blogspot.com/2009/10/efektivni-komunikace-e-mailem.html