Desetkrát rychlejší práce v Excelu

Po předchozích návodech a tipech pro urychlení práce ve Wordu (Desetkrát rychlejší práce ve Wordu) a Windows (Odhalení: 10 utajených zkratek Windows) přínášíme desítku zajímavých rad pro zrychlení práce v Excelu. Právě tabulky, grafy, jejich tvorba a formátování z velké části potřebují co nejrychlejší zpracování a orientaci v jednom nebo i více sešitech - pokud máte pro zrychlení práce v Excelu další praktické a z vlastní zkušenosti ověřené "vychytávky", podělte se o ně s ostatními v diskuzi pod tímto článkem.

1. Jak pracovat v sešitu na dvou místech současně

Podobně jako je tomu v případě dokumentů Wordu, můžete také v excelových tabulkách potřebovat číst nebo editovat údaje na dvou místech jednoho listu najednou. Abyste nemuseli zdlouhavě listovat mezi těmito umístěními, využijte drobného symbolu vodorovné linky v pravé horní části – jejím tažením nahoru a dolu rozdělíte pohled na aktuální list na dva.

Linka pro rychlé rozdělení pohledu na aktuální list

2. Rychlá editace pole klávesou F2

Jestliže často upravujete některé údaje v tabulce na různých místech, přitom ale nechcete zcela přepsat původní obsah buňky, nemusíte do ní zdlouhavě klepat levým tlačítkem myši pro editaci. Mnohem rychlejší je nalistování požadované buňky pomocí kurzorových kláves a následné stisknutí klávesy F2. Buňka se tak stane aktivní pro editaci, upravovat přitom můžete přímo původní text.

3.Vytvoření grafu jedinou klávesou

Z méně známých použití funkčních kláves stojí za pozornost možnost rychlého vytvoření grafu klávesou F11. Stačí, abyste označili oblast zdrojových dat (typicky tedy sloupce s názvy hodnot a jednotlivými údaji), po stisknutí zmíněné klávesy F11 se pak automaticky vloží odpovídající graf.

4. Zástupné znaky při hledání

Pokud se rozhodnete hledat nebo nahrazovat hodnoty pomocí zabudovaného dialogu (Ctrl + F, Ctrl + H), nemusíte jednotlivé texty omezit na prosté znaky. Podobně jako při hledání souborů se vám nabízí možnost použití zástupných znaků * pro nahrazení libovolné posloupnosti symbolů a ? pro nahrazení jednoho znaku. Například aut* vyhledá automobil, automobilový, auta apod.

5. Porovnání dvou listů

Občas se při kontrole hodnot může hodit zobrazení dvou oken s excelovými listy vedle sebe, nicméně přepínání a ruční listování je zdlouhavé. Vyzkoušejte proto možnost Zobrazení | Okno | Zobrazit vedle sebe. Excel pak bude rolovat druhým oknem automaticky tak, aby se synchronizovalo s prvním.

6. Zakázání automatických hypertextových odkazů

Také vám vadí automatické vkládání odkazů při vložení webové nebo e-mailové adresy? Jestliže nechcete stále dokola používat klávesovou zkratku Ctrl + Z pro jejich odebrání, nebo dokonce mačkat tlačítko Zpět v nástrojové liště, vypněte tuto funkci po následování odkazu tlačítko Office | Možnosti aplikace Excel | Kontrola pravopisu a mluvnice, kde pak po stisknutí tlačítka Možnosti automatických oprav na kartě Automatické opravy formátu při psaní vypněte volbu Internetové a síťové cesty hypertextovými odkazy.

7. Rychlé použití obecného formátu

Jakmile do některé buňky vložíte data ve formátu, která Excel rozpozná, automaticky změní její vlastnosti tak, aby data přizpůsobil - jedná se o datum, měnu apod. Pro rychlou změnu na obecný formát nemusíte klepat do pole s formátováním v hlavním panelu nástrojů, raději stiskněte klávesovou zkratku Ctrl + Shift + ~.

8. Automatické výpočty ve stavovém řádku

Excel vám díky stavovému řádku ve spodní části okna nabízí rychlé výsledky často používaných hodnot, typicky jde o průměr, počet a součet. Jakmile tak označíte oblast buněk, odpovídající výsledky ihned vidíte v této části. Pokud si výběr funkcí přejete změnit, klepněte do této oblasti pravým tlačítkem myši a pomocí zobrazené kontextové nabídky vyberte libovolnou kombinaci funkcí Průměr, Počet, Počet buněk s číselnými hodnotami, Minimum, Maximum a Součet.

9. Nastavení oblasti tisku

Jestliže při tisku tabulky nebo jiného obsahu sešitu nechcete experimentovat s tím, co se vlastně na papír „vejde“ a jaká data nakonec budou vytištěna, vyberte si sami odpovídající oblast označením buněk a následujte příkaz Rozložení stránky | Vzhled stránky | Oblast tisku, nakonec již jen vyberte příkaz Nastavit oblast tisku.

Výběr oblasti tisku aktuálního listu

10. Na funkce bez paměti s rychlým průvodcem

Při vkládání funkce do vybrané buňky sice získáte nápovědu v podobě naznačení požadovaných hodnot, nicméně někdy můžete potřebovat více detailů, resp. údaje vybrat ručně. V takovém případě při vytváření vzorce stiskněte klávesovou zkratku Shift + F3, čímž otevřete průvodce vložením funkce, ale již přímo s výběrem hodnot té vámi požadované.