12.  9.  2007    Word

Hromadná korespondence ve Wordu

Autor: Doporučit článek  |  vytisknout vytisknout  |  textová verze  |  velikost písma ++++++

Podstatou hromadné korespondence je hlavně vložení adres příjemců na obálky. Adresy lze uložit v samostatném souboru. Nemusíte tak vytvářet několik kopií obálek či dopisů podle počtu jmen, ale jen jeden dokument, ve kterém se budou konkrétní údaje podle potřeby zaměňovat.

1Pro vytvoření hromadné korespondence budete potřebovat tzv. hlavní dokument, který vytvoříte ve Wordu. Bude jím dopis či pozvánka, kde u horního okraje vynecháte prázdné místo pro vložení adres příjemců. Ty budou uloženy v jiném dokumentu, v tzv. zdroji dat. 2Nejprve vytvořte samostatný soubor s adresami příjemců. Ve Wordu otevřete nový dokument stiskem kláves Ctrl + N a příkazem Tabulka z nabídky Tabulka a Vložit do něj vložte tabulku, která bude mít 7 řádků a 6 sloupců. 3Sloupce tabulky pojmenujte: Oslovení, Příjmení, Jméno, Ulice, Město, PSČ. Vložte do tabulky příslušné údaje o adresátech. Soubor uložte pod názvem jmena.doc na pevný disk vašeho počítače stiskem kláves Ctrl + S nebo příkazem Uložit jako z nabídky Soubor. 4Vytvořte ve Wordu nový soubor s pozvánkou na konferenci. Můžete se nechat inspirovat textem na obrázku. Soubor uložte na pevný disk vašeho počítače pod názvem pozvanka.doc. 5Při vytváření pozvánky či dopisu můžete použít existující šablonu. Po zvolení příkazu Nový z nabídky Soubor stiskněte v pravé části Nový dokument příkaz V mém počítači. V okně Šablony označte jednu z ikon a stiskněte tlačítko OK. 6Nyní již máte vytvořený hlavní dokument (pozvánku na konferenci) i zdroj dat (tabulku s adresami příjemců). Zbývá jen do každé pozvánky vložit adresu jednoho příjemce. Z nabídky Nástroje, Dopisy a korespondence zvolte příkaz Hromadná korespondence. 7Vpravo na pracovní ploše Wordu se objeví podokno úloh Hromadná korespondence. Ukazatel nastavte k levému hornímu okraji dokumentu, kam vložíte adresu příjemce. V prvním kroku Průvodce Vybrat typ dokumentu ponechte nastavenou volbu Dopisy a stiskněte tlačítko Další: Počáteční dokument. 8V druhém kroku Průvodce Vybrat počáteční dokument ponechte volbu Použít aktuální dokument a stiskněte tlačítko Další: Vybrat příjemce. Ve třetím kroku Průvodce Vybrat příjemce ponechte volbu Použít existující seznam. Klepněte na tlačítko Procházet, vyhledejte, označte a otevřete soubor jmena.doc, který obsahuje adresy příjemců pozvánky. V okně Příjemci hromadné korespondence klepněte na tlačítko OK a v Průvodci na tlačítko Další: Vytvořit dopis. 9V dalším kroku Vytvořit dopis klepněte na volbu Další položky. Objeví se okno, které představuje nadpisy jednotlivých sloupců ze zdroje dat. Postupným výběrem tyto položky vložte do dokumentu stiskem tlačítka Vložit, poté okno zavřete tlačítkem Zavřít. Pomocí kláves mezerník a Enter upravte pozice polí v dokumentu a stiskněte v Průvodci tlačítko Další: Zobrazit náhled dopisů. 10Na obrazovce se místo polí s obecnými popisy objeví údaje prvního příjemce pozvánky z tabulky souboru jmena.doc. Stiskněte tlačítko Další: Dokončit hromadnou korespondenci. V sekci Sloučit klepněte na Tisk a vytiskněte pozvánky pro všechny vybrané příjemce ze souboru jmena.doc (pro každého příjemce se vytiskne jeden dopis s jeho konkrétní adresou).
TIP: Pokud chcete sloučený dokument hlavního dokumentu a zdroje dat uložit jako samostatný soubor, stiskněte v průvodci klávesy ALT + SHIFT + N.
TIP: SLOVNÍČEK: Hlavní dokument – dokument, který vytvoříte ve Wordu (např. dopis, pozvánka, obálka, štítek) a který chcete adresovat několika osobám. Údaje o těchto osobách jsou uloženy v samostatném souboru; Zdroj dat – soubor, ve kterém jsou uloženy informace o adresátech, o těch, kterým má být poslán tzv. hlavní dokument hromadné korespondence (např. dopis, pozvánka). Zdrojem dat může být tabulka ve Wordu, Excelu i Accessu, textový soubor či kontakty z Outlooku.
TIP: KLÁVESOVÉ ZKRATKY: Ctrl + N – vytvoření nového dokumentu; Ctrl + S – uložení aktuálního souboru (v případě nového dokumentu se zobrazí dialogové okno Uložit jako).
TIP: Před použitím následujících příkazů musíte spustit Průvodce Hromadná korespondence: ALT + SHIFT + E – upravení datového soubor hromadné korespondence; ALT + SHIFT + M – tisk sloučeného dokumentu hromadné korespondence; ALT + SHIFT + N – sloučení hromadné korespondence do nového dokumentu.



X

Doporučit článek

Vaše jméno:

Váš e-mail:

E-mail adresáta:

Komentář:

kontrolní kód

Odeslat


celkem 0

Poslední komentáře Komentáře



Aktuální číslo časopisu Computer

Stavba 3D tiskárny

Výbava domácí elektrodílničky

Budoucnost 5G sítí

Velké testy microSD karet a vodních chladičů

Přehled mobilních tarifů