Jak poslat e-mail správně a neztrapnit se

1. Nepleťte si pole Kopie a Komu

V případě pole Kopie si počínejte obdobně, jako u standardního pole Komu. Má ale trochu odlišný význam, a to v duchu „na vědomí“ – od adresátů, které do tohoto pole uvedete, se neočekává reakce, jsou pouze zpraveni o obsahu e-mailu a dění. Z druhé strany je tomu tak, že pokud vám přijde e-mail a jste pouze v kopii, neměli byste reagovat (samozřejmě za předpokladu, že odesilatel zná význam polí stejně dobře, jako vy).

Tip navíc: V opravdu výjimečných případech můžete použít také pole se skrytou kopií, které doručí e-mail na další adresy, avšak adresáti zůstanou v tajnosti. To je největší rozdíl oproti poli Komu.

2. Nezapomínejte na předmět zprávy

Do pole pro předmět zprávy nepište žádné dlouhé slohy, přesně a trefně vystihněte účel i obsah zprávy. Nikdy ale nenechávejte předmět prázdný! Pokud je obsahem zprávy velice jednoduché sdělení nebo dotaz, můžete ho celý napsat právě do pole s předmětem. Typickým příkladem jsou zprávy „bez těla“ typu V kolik bude oběd?, Schůzka přesunuta na 13:00 apod.

3. Pozdravte a rozlučte se

Podobně jako v případě klasického dopisu, také e-mail byste měli zahájit formálním oslovením zamýšleného příjemce. To ale samozřejmě neplatí pro odpověď na dřívější zprávu, kterou jste ve stejný den obdrželi. Pokud si s někým píšete poprvé, bývá slušností na konci e-mailu uvést své jméno, případně další doplňující informace. Ve formální komunikaci se tak zpravidla jedná o funkci, e-mailovou adresu, případný telefonní kontakt, poštovní adresu apod. Naproti tomu v případě soukromých zpráv postačí přezdívka, zkratka nebo podobná značka.

Vhodná volba adresátů a správná formulace e-mailu jsou základem úspěchu

4. Dejte si pozor na přílohy

Velikost příloh nesmí být přemrštěná. To, že vy vlastníte vysokorychlostní připojení a nemáte nastaven limit velikosti příloh, neznamená, že je příjemce na tom stejně. Přílohy proto komprimujte, nejlépe do populárních archívů ZIP. Pokud zvolíte příliš vekou přílohu, nemusíte e-mail dokonce ani odeslat.

5. Není obrázek jako obrázek

Pokud v příloze posíláte obrázky, používejte již přímo úsporné formáty PNG, JPG apod., naopak se snažte vyhnout objemným BMP či TIF. Opět se jedná o důvod úspory velikosti celé odesílané zprávy. Zároveň si ale dávejte pozor v případě, kdy posíláte více fotek, například sadu desítek snímků z nedávno skončivší soukromé či firemní oslavy – zkomprimujte je do archívu nebo nahrajte do online fotogalerie, není totiž příjemné, když by příjemce musel ručně ukládat jednu fotku po druhé.

Uvedená pětice pravidel patří mezi nejdůležitější, kromě toho se stále diskutuje o dalších:

• psát e-maily s diakritikou, nebo bez ní?
• používat HTML formátování, nebo plaintext?
• vkládat grafiku přímo do e-mailů, nebo v podobě příloh?
• ... a další