Pro automatické třídění je nejprve potřeba vytvořit si filtr, který bude automaticky pracovat s veškerou novou poštou. Vytvoříte jej jednoduše – nejdříve si musíte zobrazit rozšířené možnosti vyhledávání, což provedete kliknutím na šipku ve vyhledávacím poli.
Nyní se zobrazí formulář, kde máte možnost nastavit kritéria filtrování. Rozlišovat můžete třeba podle emailové adresy odesílatele (kolonka od) či příjemce (komu), podle předmětu zprávy či podle slov, která zpráva obsahuje či neobsahuje.
Formulář, v němž nastavujete podrobná kritéria filtrování pošty
Pokud například chcete vyfiltrovat veškerou poštu z jnp.cz, ve kterých se mluví o společnosti Google, napíšeme do kolonky od „jnp.cz“ a do kolonky obsahuje slova napíšeme „Google“.
Poté je potřeba zjistit, zda vámi vymyšlenému filtru vůbec nějaká pošta vyhovuje – kliknutím na tlačítko s obrázkem lupy. Pokud jste již nějakou takovou poštu dostali, zobrazí se vám. Jakmile jste s filtrem spokojeni, kliknete na odkaz Vytvořit filtr z tohoto vyhledávání.
Štítek můžete mít vnořený do nějakého jiné štítku
V dalším kroku nastavujete akci, která se provede, pokud nově příchozí e-mail vyhovuje vámi stanoveným kritériím. Můžete jej například smazat, archivovat či označit hvězdičkou. Vybrat samozřejmě můžete i více akcí.
Pro označení štítkem je důležité vybrat akci Použít štítek. Zde pak z roletky vyberete nějaký již používaný štítek, nebo můžete použít štítek nový. Ten dokonce můžete mít vnořený do nějakého jiné štítku.
Jakmile máte požadované akce vybrané, zvolíte, zda se tyto akce provedou i pro e-maily, které jste si vyhledali v předchozím kroku a poté nový filtr vytvoříte kliknutím na tlačítko Vytvořit filtr. Filtr je tímto hotový a ihned začne pracovat.
Kliknutím na barevný čtvereček u štítku mu můžete přiřadit barvu
Pokud jste vytvořili nový štítek, bylo by dobré jej nějakým způsobem odlišit od těch ostatních. Výhodou je, že u štítků si můžete přizpůsobit jak barvu pozadí, tak písma. Na první pohled tak v doručené složce rozeznáte emaily podle vašich kritérií. Barvu štítku nastavíte velice jednoduše – všechny štítky máte dostupné v levém menu. Kliknutí na štítek způsobí, že se vám zobrazí všechny zprávy, které jsou tímto štítkem označeny.
Pokud najedete na čtvereček s barvou štítku, zobrazí se šipka, na kterou kliknete. Zobrazí se nový dialog, ve kterém si můžete zvolit nějaký přednastavený styl štítku, či upravit si barvu dle sebe (položka přidat vlastní barvu). Zároveň odtud můžete celý štítek upravit. Upravit štítky a filtry ale můžete i z nastavení.