Následující výběr patnácti tipů pro psaní správných e-mailů čerpá z aktuálního vydání časopisu Jak na počítač, jehož hlavním tématem se staly webové služby a moderní využití internetu. Nechybí v něm však ani rady a návody pro Word, Excel nebo Windows. Jak na počítač 8/09 můžete právě nyní zakoupit za pouhých 49 Kč.
1. Předmět
Prvním předpokladem je vždy dobře zvolený předmět e-mailu. Mnoho lidí dostává denně i několik stovek e-mailů a pořadí jejich zpracování závisí nejvíce právě na obsahu pole Předmět. Chcete-li poslat dopis s žádostí o radu s počítačem, určitě není dobrý nápad použít předmět „Pomoc“, nebo „Žádost“. Mnohem lepší je třeba „Počítač nepřehrává DVD video“.
Správný předmět je předpokladem úspěchu i při automatickém zpracování. Pokud je někde napsáno, že e-maily s odpověďmi do soutěže máte poslat s předmětem „Letní soutěž“, učiňte tak. Automatický robot je zatřídí ihned, pokud ale použijete třeba předmět „Formulář do letní soutěže“, je možné, že vás mail nikdy do elektronického losování nedospěje.
2. Jméno
Zkontrolujte si, jaké jméno máte nastaveno ve svém e-mailovém programu nebo profilu v případě webového mailu. Při odesílání se totiž sestaví dvojice „Jméno <adresa>“ a e-mailové programy většinou zobrazují jen Jméno. Zatímco vy se domníváte, že adresát vidí například karel@email.cz, ve skutečnosti se může zobrazovat jen xxxxx, které jste „někam“ vyťukali při zakládání mailu.
3. Podpis
Používejte navíc i automatický podpis (nebo se alespoň na konci dopisu podepisujte). Zatímco kamarád si možná vzpomene, že z adresy karel@email.cz píše Karel Novák z Vlašimi, pro spoustu adresátů bude e-mail z této adresy bez podpisu jen anonymem, který si mnoho pozornosti nezaslouží. Trapná může být i případná záměna jmen.
I pro automatický podpis se najde pár doporučení. Vytvořte si minimálně „soukromou“ a „služební“ variantu. Nechcete-li, aby vám zákazníci volali o víkendech na mobil, nechte si ho pro přátele v soukromém podpisu. Ve firemním naopak můžete uvést jméno firmy, web a trošku reklamy. Jeden krátký slogan ale postačí, nechcete přece, aby váš e-mail vypadal jako spam.
4. Slušné vychování
Pozdrav a rozloučení patří k dobrému vychování. Zejména při prvním e-mailu se hodí začít slovy Dobrý den a do automatického podpisu přidat například Hezký den přeje. Šance na rychlejší vyřízení e-mailu tak určitě zvýšíte.
5. Komu píšete
Používejte správně pole Komu: (To:), Kopie (Cc:) a Skrytá kopie (Bcc:). Do pole Komu patří adresáti, jichž se e-mail přímo týká a od nichž očekáváte odpovědi a připomínky. V poli Kopie mají své místo adresáti, kterým dáváte obsah dopisu na vědomí, ale nevyžadujete po nich odpovědi. Ve Skryté kopii číhají „tajní pozorovatelé“. O rozeslání na jejich adresy se stará přímo server, který je z hlavičky e-mailu vymaže. Ostatní adresáti tak žádným způsobem nemohou zjistit, že korespondenci sleduje ještě někdo další. Obzvláště u obchodní korespondence je nemilé, pokud z pole Komu či Kopie zjistí všichni adresáti, kterým konkurentům posíláte tutéž informaci, stejně tak není vhodné tímto způsobem „rozdávat“ soukromé e-mailové adresy vašich známých.
Ukázka vyplněných polí Komu, Kopie, Skrytá a Předmět
6. Mnozí efektové
Mnoho uživatelů zpestřuje svoje dopisy rozličnými „vtipnými“, často i animovanými obrázky. Pokud je používáte, dobře si rozvažte, kdo bude váš e-mail číst. Zatímco kamarád maximálně zamručí, že zase musel ve vašem e-mailu zbytečně stahovat pár kilobajtů navíc, v dopise žádajícím posunutí splátkového kalendáře nemusí vyskakující a chechtající se čertík zapůsobit zrovna pozitivně.
Opatrně zacházejte i se smajlíky (emotikony). Zatímco do dopisu nadepsaném „Jdeme na pivo :o)“ se hodí, v oficiální korespondenci by se objevit neměl. Nejste-li schopni vyjádřit vyznění věty pouze slovy, nepište ji vůbec.
7. Rychlost
E-mail není telefon ani chatovací program. Nepočítejte s tím, že adresát si vaši poštu přečte okamžitě, a to ani v případě, že bezpečně víte, že je online. Není-li bleskové vyřizování e-mailů hlavní pracovní náplní, je mnohem efektivnější vyřídit poštu hromadně jen několikrát denně (např. při příchodu do práce a odpoledne). Není možné přerušit práci vždy, když se objeví ikonka „Přišel nový e-mail“.
8. Automatické nástroje
Pokud déle nebudete číst mail, můžete nastavit automatickou odpověď, třeba: „Dobrý den. Jsem na dovolené, vaše dopisy si přečtu až prvního září.“ Nepřehánějíce to ale a používejte tuto možnost jen v pravou chvíli; odesílatele určitě nepotěší, pokud mu váš server zbytečně odpoví „Zpráva byla doručena, někdy si ji přečtu. Karel“. Slušné poštovní servery pošlou stejnou automatickou odpověď každému odesílateli jen jednou.
Podobným problémem je automatické přesměrování. Pokud si necháváte poštu přeposílat například na mobilní telefon, přesvědčte se, jak se server chová v případě, že nemůže správu doručit. Některé servery pošlou zprávu o nedoručení na mobil i původnímu odesílateli. Ten je nejen zbytečně obtěžován (vaše přesměrování ho nezajímá), ale dozví se také číslo vašeho mobilního telefonu, což není vždy žádoucí.
Nastavení automatické odpovědi ve webovém rozhraní Outlook Exchange
9. Odpovědi
Využívejte funkce Odpovědět (Reply). Adresát se snadno zorientuje podle předmětu (ve kterém se objeví Re:), ale většina e-mailových programu umožňuje také do odpovědi automaticky vložit a označit text původního e-mailu. Zejména adresáti s mnoha e-maily ocení, že nemusí podle jména a předmětu v archivu dohledávat, o čem jste se vlastně bavili. Nemusíte ale připojovat kompletní konverzaci, nebo sáhodlouhé originální maily, klidně vyberte jen relevantní části.
10. Jako ve škole
Český pravopis není ani v 21. století hračkou pro pár jazykovědců. Jeden překlep vám snad adresát bez mrknutí oka odpustí, ale bude-li se váš dopis překlepy jen hemžit, patrně si o vás bude myslet svoje (minimálně to, že mu nestojíte ani za chvíli času při kontrole). Ještě méně bude nadšený, pokud se nebudete umět vyjádřit spisovně. Zkontrolujte si i čárky mezi větami, protože bez nich může mít věta úplně jiný smysl – nepočítejte s tím, že adresát bude nad vaším vyjádřením dlouho bádat.
11. Nekřičte
Nepoužívejte zbytečně slova napsaná VELKÝMI PÍSMENY, a to ani v Předmětu, ani v samotném textu zprávy. Na adresáta působí takový text podobně, jako byste na něj křičeli. Tento způsob psaní si nechte na místa, která potřebujete opravdu zvýraznit. Rozhodně to není vaše příjmení v podpisu, nebo pozdrav.
12. Zvýraznění
Pro zvýrazňování je více než nevhodné použít P R O K L Á D Á N Í. Takovéto zvýrazňování vzniklo z nouze v době psacích strojů a s nimi by mělo také zmizet. Pokud budete v e-mailech chtít vyhledávat, žádný z e-mailových programů vám slovo „prokládání“ v tomto textu nenajde – mezera se vždy zpracuje jako oddělovač slov. Dnes už většina mailů používá formát HTML, který bez problémů umožní použití běžného zvýraznění (obvykle tučného řezu písma). Použijte jej.
13. Členění textu
Odstavce slouží ke zvýšení čitelnosti textu. Příliš nespoléhejte na to, že čtenář bude mít stejně široké řádky: odstavec v e-mailu nejlépe vytvoříte tak, že vložíte jeden prázdný řádek. Na počítačovém monitoru se dlouhý text nečte příliš příjemně. Zkuste vytvářet odstavce o délce tří až pěti vět – samozřejmě tak, aby obsahovaly ucelenou myšlenku.
14. Etiketa na netu
Závěrem trochu netikety: Neposílejte nevyžádanou a obtěžující poštu (spam). Neposílejte řetězové e-maily (Pošleš-li tento e-mail dalším dvaceti lidem, Bill Gates věnuje milion dolarů na výzkum zelených psů). E-mail je soukromý a jeho zveřejnění bez souhlasu odesílatele je neetické.
15. Přílohy a formáty
Příloha e-mailu je úžasná věc, zacházejte s ní ale skutečně jako s přílohou. K odstrašujícím případům patří mail ve stylu „Odpověď na váš mail je v příloze DOC“ – takovýto mail je nepohodlný a otravný. Pozor také na (nevyžádané) velké přílohy (mnoho megabajtů). Adresát nemusí mít bleskurychlé připojení (mail čte třeba právě na telefonu) a vy ho tak zbytečně zdržuje při stahování nových zpráv – zkuste se jej předem zeptat, nebo mu velkou přílohu umístěte do některého z webových úložišť.
Poznámka na konec: Celkové pojetí dopisu samozřejmě vždy závisí na tom, komu píšete. Výše uvedené rady vám dobře poslouží při oficiální komunikaci, kamarádovi můžete samozřejmě psát hovorově i s blikajícími příšerkami. On už si to s vámi vyřídí.