V okamžik, kdy napíšete e-mail a odešlete jej, začíná dlouhá cesta vaší zprávy, který má přesně daný jízdní řád. Během psaní zprávy, přidávání příloh, grafiky a dalších prvků se na uživatelské úrovni setkáte s rozhraním svého poštovního klienta. Do této kategorie samozřejmě spadají také webová rozhraní stále populárnějších freemailů, jde jen o další z řady zpracování.
Uživatelské rozhraní, které vidíte na obrazovce svého počítače, v pomyslném diagramu zasílání e-mailových zpráv odpovídá prvku nazývanému MUA (Mail User Agent). Právě MUA má za úkol „přeložit“ vaše myšlenky a všechny prvky, které do zprávy zahrnete do formy, jež bude dále srozumitelná strojovému zpracování. Běžně používaný SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) protokol, jenž odpovídá za přenos zpráv, se poté chopí již připravené zprávy (v tento okamžik zpracované do standardizovaného formátu) a vyšle jej na cestu k jednomu nebo více příjemcům.
První destinací, kterou musí e-mail z vašeho MUA navštívit, je odpovídající SMTP server. Jestliže pro odesílání pošty využíváte místního poskytovatele internetu, sdělí vám právě on odpovídající přístupové údaje, typicky uživatelské jméno a heslo, kterým vás daný SMTP server autentizuje a autorizuje k odeslání zprávy. Pokud odesílání zprávy probíhá přes freemailového poskytovatele, použije se k ověření vaše uživatelské jméno, jež odpovídá schránce (třebas pepik@email.cz), a přidružené heslo. Podobně jako je tomu v případě jiných serverů, je za provoz SMTP odpovědná softwarová služba, jež naslouchá požadavkům na portu 25.
Zabezpečení SMTP serverů je v současnosti klíčovým prvkem při obraně před rozesíláním spamu, přesněji řečeno dostatečná autentizace jednotlivých klientů. Servery, které nemají dostatečně nakonfigurované ověření klientů, se dříve či později dostanou na blacklist, jelikož jde o snadné sousto všech spammerů. Dříve hojně používané SMTP servery bez autentizace klienta se nazývají open relay a dovolují zpracovat všechny požadavky, jež mu jsou rivalskými MUA předány. Bohužel ale při zneužití spammerem dojde i ke stejně snadnému rozeslání nevyžádané pošty, a proto se s takovýmto typem SMTP serveru při běžném použití setkáte již jen opravdu výjimečně.
Adresy serverů POP3 a SMTP jsou nedílnou součástí nastavení poštovního klienta
Otevřenou cestou
Server, který v prvním kroku zpracovává e-mailovou zprávu zaslanou prostřednictvím SMTP, bývá označován jako MTA, neboli Mail Transfer Agent. Již v jeho adrese často najdete danou zkratku SMTP, typicky v doméně třetího řádu – například tedy smtp.poskytovatel.cz apod. Hlavní úloha MTA spočívá v primárním určení správné cesty k příjemci (nebo více příjemcům), tedy „rozluštění“ adresy, jež má podobu ve tvaru anicka@cil.cz.
Část adresy před znakem @ odpovídá lokálnímu doručení pošty v cíli, pro odesílající MTA není nijak zajímavá. Hlavním zájmem se tedy stává doručení adresy na hlavní doménu, jež je uvedena až za znakem @. Jak ale odesilatelův MTA zjistí, jaká je adresa odpovědného serveru v cílové doméně příjemce? Záznamy jsou uloženy v takzvané MX tabulce (Mail eXchange), a jakmile jejím prostřednictvím MTA získá danou adresu, opět pomocí protokolu SMTP předá zprávu dál.
Zpráva se tak již dostala takřka ke svému příjemci, nyní je uložena na cílovém poštovním serveru. Posledním krokem je doručení do cílového MUA (opět jde o webové rozhraní nebo kteréhokoliv jiného klienta), nyní nejčastěji protokolem POP3. Jakmile příjemce vyšle požadavek svému serveru pomocí POP3, doručí se zpráva po ověření uživatele již přímo.
Z uvedeného principu je zasílání zpráva jednoduché, avšak vzhledem ke zkostnatělosti jednotlivých protokolů a jejich pravidel nepříliš flexibilní. Na úrovni intranetu a menších lokálních sítí se můžete setkat s rozšířeními, která poskytují tvůrci proprietárních řešení, typicky jde například o možnosti nabízené v rámci Microsoft Exchange. Pokud jsou uživatelé v rámci jedné, nejčastěji firemní sítě, komunikace proběhne pouze v ní. Jakmile zpráva odchází mimo ni, nebo je naopak přijímána server z vnějšího síťového světa, dojde případně k potřebné úpravě zprávy a jejímu reformátování.
Takzvaně "strakaté" e-maily v HTML formátování někdy může být těžké rozeznat od spamu, buďte proto opatrní
Správný formát zprávy
Data, která se při e-mailové komunikaci odesílají a přijímají, musí mít jasnou, předem definovanou podobu. Hlavním krokem je rozdělení zprávy na dvě části, jsou jimi takzvaná hlavička a tělo. V těle zprávy je uveden samotný obsah e-mailu, který uživatel vytvořil. Důležitou součástí je formát zprávy, setkat se můžete s plaintext zprávou a HTML formátováním. Prvně zmíněná varianta dovoluje zasílat pouze zprávy v základní textové podobě, tedy bez jakýchkoliv doplňujících prvků.
Nevýhodou je střídmost zprávy, na druhé straně je však bez problémů zpracovatelná různými klienty, zobrazuje se totiž pouze text, žádné obrázky, formátování apod. Naproti tomu HTML formátování dovoluje vkládat rozšiřující prvky a formátovat zprávu podobně, jako je tomu u běžných webových stránek, zpráva však často z důvodu kompatibility obsahuje také strohou, čistě textovou alternativu.